广州博奥无纸化会议系统
总体设计要求
系统要有超前意识、先进的设计思想,技术上要采用国际、国内先进的技术手段,确保系统达到国内先进水平。要求提供的技术设计方案和选用的产品具有以下特性:实用性、标准性、先进性、高可扩展性、安全性、经济性、系统集成性和可管理性。
系统设计和设备选型除满足现有需求外,设备配置应满足日后系统扩展的需要。
系统除满足功能要求外,还应遵循有关国际、国家方面的规范、标准的规定
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实用性和先进性
采用先进成熟的技术,满足举行各类型会议和活动的使用要求,使系统在相当一段时期内保持技术的先进性,并能适应未来发展的需要。充分发挥各系统设备的功能和作用。的满足实际工作的要求,把满足用户的业务管理作为要素进行考虑,采用集中管理控制的模式。按照实际需要来设计相应的系统,在满足功能要求和技术指标要求的基础上尽量简化设计,坚持实用化。
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传统会议与无纸化会议的区别传统系统办会效率低:为举办一次会议,会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如:协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成,需要多人投入大量的精力,但可能由于疏忽,造成会议的组织不圆满。
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参会人员累:由于采用纸质的会议资料,参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容,有时还可能出现遗漏;由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式,会议过程枯燥,尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想;多人汇报时,为了使用投影仪,频繁换座位,导致会场局面混乱。
应变能力差:会议时参会人员发生变化,将无法提供相应的纸质桌牌;如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕,将不可能进行大量印刷,影响会议质量;
表现形式单一:会议内容以纸质资料为主,缺乏必要的多媒体或音视频表现形式,使得会议过程枯燥,影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议,如能配合一定的纪录片、原理演示动画等,将起到事半功倍的效果。
设备操作复杂:某些会议室引入了一些硬件设备,以提升会议品质,如:投影仪、音响系统、机。但由于各设备的接口和连线复杂,办会人员难以完全掌握,或者出现问题后难以解决。
资源浪费严重:传统会议需要大量的纸张开销,而绝大部分的纸质会议资料,会后就没有任何用处,造成了巨大的资源浪费。目前,我国乃至全球,各种资源越来越匮乏,节约资源、保护环境,已经成为当前的迫切任务
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无纸化会议系统
通过这套专业的会务产品,一方面可以“解放”单位内部广大的办会人员;另一方面移动信息化手段的应用,为单位大幅提高办会效率,帮助会议组织者极大地降低工作压力,轻松进行会议现场管控,持续降低成本并节省了时间,带来内部管理水平的升级,同时也为广大参会者提供了更加详尽的会议信息资料,让用户获得、、实时和安全的会议服务,获得无处不在的会议信息化体验。同时,为办公单位节省大量印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念
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