广州博奥无纸化会议系统
智能无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的智能无纸化会议系统,提供强大的会议应用功能,有列席功能和功能两种。列席功能:会议议程、会议资料、会议纪要、会议服务、U盘服务、共享资料、会议消息、会议视频、会议公告。功能:签到控制、议题控制、控制、信号控制、会议控制、公告发布。具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点;能够帮助会议组织者极大地降低工作压力,轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率,同时节省大量资料印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念。
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一.1. 欢迎页、签到页软件安装后打开即进入欢迎页面。如果该场会议开启了会议签到,点击“进入会议”后将进入到签到页。
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传统会议与无纸化会议的区别传统系统办会效率低:为举办一次会议,会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如:协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成,需要多人投入大量的精力,但可能由于疏忽,造成会议的组织不圆满。
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参会人员累:由于采用纸质的会议资料,参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容,有时还可能出现遗漏;由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式,会议过程枯燥,尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想;多人汇报时,为了使用投影仪,频繁换座位,导致会场局面混乱。
应变能力差:会议时参会人员发生变化,将无法提供相应的纸质桌牌;如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕,将不可能进行大量印刷,影响会议质量;
表现形式单一:会议内容以纸质资料为主,缺乏必要的多媒体或音视频表现形式,使得会议过程枯燥,影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议,如能配合一定的纪录片、原理演示动画等,将起到事半功倍的效果。
设备操作复杂:某些会议室引入了一些硬件设备,以提升会议品质,如:投影仪、音响系统、机。但由于各设备的接口和连线复杂,办会人员难以完全掌握,或者出现问题后难以解决。
资源浪费严重:传统会议需要大量的纸张开销,而绝大部分的纸质会议资料,会后就没有任何用处,造成了巨大的资源浪费。目前,我国乃至全球,各种资源越来越匮乏,节约资源、保护环境,已经成为当前的迫切任务
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纸化会议系统是使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、表决等功能
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“无纸化会议”早是由联合国非政府组织于2003年提出,它用全电子模式运作非政府机构,是努力提高工作效率,改善工作方法的举措之一。同年5月5日,联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化”,每次为会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日,联合国对会议文件的使用、管理推行“无纸化”。
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