电子档案系统建设应基于开放档案信息系统模型来设计，集成管理各类数字档案资源，具备保管、查询、借阅、预览、统计、移交、权限管理、档案配置管理等功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。

1.1档案查询

系统应支持多种档案查询方式，能够针对不同档案类型进行内容检索，支持档案目录信息的关键字查询，支持目录树分类查询、跨字段模糊查询、档案属性检索、档案分类检索、跨全宗检索等多种检索方式等，以保证能够快速查询到档案信息。

1.2档案借阅

系统应支持电子档案以及实体档案借阅等借阅方式，并支持借阅在线审批、支持档案借阅信息登记、支持借阅单打印等，支持借出档案信息检索，档案归还、续借、催还管理，支持用户借阅信息查询，即可查询借阅人信息、借阅的档案是否超期、档案的去向、监控档案借阅情况等，档案借阅到期后，在系统中可以发送归还提醒消息。

1.3档案预览

系统应支持用户对已上传档案文件进行在线预览，方便档案管理人员对档案进行跟踪利用。

1.4档案统计

系统应支持多维度档案数据统计，按档案类型自定义统计字段进行数据统计，支持计数、求和等统计方式，并且支持对统计结果进行导出，方便档案人员进行整理，可以接收各部门移交的表格档案目录，也可以针对特定的档案数据范围进行数据导出成表格供后续利用。

1.5档案移交

系统应提供多种档案移交方式来满足整个档案移交过程，支持全宗单位内各部门向档案管理部门的数据移交管理，支持数据移交、接收、退回等管理，支持全宗单位间的档案数据移交管理，支持在线审批，来保证所移交档案安全性。

1.6部门和用户管理

系统应提供部门用户管理，以方便管理员对系统内各部门以及人员进行管理，包括新建，编辑，删除等功能。

1.7安全管理

人员密码等敏感信息后台以加密方式存储；支持用户密码策略管理，包括密码复杂度、定期强制要求修改密码等设置。档案管理员只能编辑自己负责的档案类型，对其他档案类型只具有查看权限；支持密级等字段对档案数据进行标记、权限划控；用户角色管理：不同角色用户在系统内具有不同操作权限；用户组管理：支持按用户组分配权限；封禁用户需经管理员解锁后登录系统；支持按不同规则对不同用户设置不同的数据权限，可以按照默认权限、规则权限和档案权限进行档案数据权限设置，权限控制支持目录浏览、电子文件浏览、下载、打印、借阅等；支持敏感数据传输加密；数据回收站：支持数据回收站管理，支持回收站数据还原、清除；系统具备数据备份功能，支持手动和自动备份数据。

1.8档案配置

 系统应支持对档案的分类方案、元数据方案等进行配置和管理，并且支持多种灵活配置方式，满足不同业务对档案类型的要求。

1.9日志管理

 系统应支持日志管理，对系统内用户行为操作做到可追溯，对系统时时行为进行监管管控。